Cotizador de matrículas
Cotizaciones de matrícula que
un estudiante sí puede leer
- RolDiseño y desarrollo
- Año2025
- FormatoAplicación web
En corto
Diseñé y programé ProVost, un cotizador de matrículas que se usó con estudiantes reales. Antes, las cotizaciones salían de un Excel que había que rehacer cada cuatrimestre, y el estudiante recibía una captura llena de celdas que no lograba entender. Reconstruí las reglas de precios a partir de facturas reales, y ProVost arma cada cotización como un documento claro, listo para enviar por WhatsApp. El grupo terminó eligiendo otra herramienta, pero la agente que lo usó pidió seguir con él.
El problema
Como los precios y descuentos cambiaban cada cuatrimestre, siempre había un Excel nuevo. Si una fórmula se dañaba, había que buscar en el correo la versión original. El archivo tampoco mostraba con claridad qué materias se estaban matriculando, y cada materia tiene un costo distinto.
Quien más lo sufría era el estudiante. Recibía una captura de pantalla del Excel, con colores saturados, una retícula densa y ninguna jerarquía, imposible de leer para alguien que no conociera ese archivo. La otra opción era un mensaje de WhatsApp larguísimo.
Una decisión de varios miles de colones se estaba comunicando con una imagen que nadie podía leer.
Lo que encontré
Lo que se le entregaba al estudiante era una captura enviada por WhatsApp. Eso definió el formato de todo lo demás.
Las reglas de financiamiento y descuentos no estaban escritas en ningún documento al que yo pudiera entrar. Las reconstruí comparando facturas reales con lo que calculaba el Excel, y una compañera de servicio al cliente las validó. Así apareció una regla que nadie había documentado. En el financiamiento de cuatro tractos, el primero va sin interés y los otros tres llevan 5%.
Decisiones
Los datos en un panel, fuera del código.
La primera versión tenía carreras y precios escritos dentro del código. Funcionaba, pero cada cambio de cuatrimestre iba a depender de mí. La rehice con base de datos y cuentas con permisos, para que la administración pudiera cambiar precios y descuentos sin programar. Sin buscarlo, eso la volvió útil para cualquier institución del grupo con solo cargar sus datos.
La cotización como documento.
Si el resultado iba a terminar en WhatsApp, tenía que leerse bien ahí. La cotización lleva el nombre del estudiante, la lista de materias y una fecha de validez, y se genera como imagen o PDF. Era más trabajo que mostrar números en pantalla, pero eso era lo que el estudiante recibía.
Copiar en un paso.
Descargar una imagen, buscarla y adjuntarla son tres pasos. Copiarla es uno, así que el botón de copiar va al lado del documento.
El primer pago se puede cambiar.
La agente puede escribir un primer pago distinto, y las cuotas siguientes se recalculan con la regla de interés. Con eso tenía margen para negociar con el estudiante.
Qué pasó
La agente cotizó con estudiantes reales durante un cuatrimestre completo, y yo ajustaba la herramienta según lo que ella me reportaba. Cada cotización tomaba cerca de un minuto menos. La diferencia fue moderada porque ella ya dominaba el Excel, y el cambio grande estuvo en lo que recibía el estudiante.
La presenté al grupo como propuesta. La claridad y la rapidez se recibieron bien, y la discusión giró en dos riesgos. El primero era cotizar una materia que el estudiante no puede matricular, algo que también pasaba con el Excel y que solo se cierra conectando la herramienta con el registro de estudiantes. El segundo era la seguridad de los datos, que para un uso institucional habría que revisar con el equipo de TI.
El grupo eligió una herramienta desarrollada internamente y ProVost dejó de usarse. La compañera que la usó todo el cuatrimestre pidió seguir usándola.
Lo que me llevo
La agente pidió seguir usándolo, y eso me confirmó que el diseño funcionaba. Lo que faltó fue el camino para que la institución lo adoptara. La próxima vez diseñaría ese camino junto con el producto, sumando a más departamentos desde el inicio.